CDI Chargé de Coordination - F/H (test)

CDI - Chargé de Coordination - F/H

A pourvoir à partir d'octobre 2026

Finalité du poste :

• Appuyer la Directrice générale en charge des ressources dans l’ensemble de ses fonctions ;

• Assurer la coordination et le bon fonctionnement de la Direction de la gestion et de la coordination en apportant un appui opérationnel, organisationnel et administratif à la Directrice générale en charge des ressources ;

• Participer au pilotage des processus et projets transverses de la direction, en particulier s’agissant des délégations de signature, des missions et des notes de frais.

• Assurer l’assistanat du Secrétariat Général et assurer ponctuellement des missions d’assistanat auprès d’autres directeurs du pôle Ressources.

 Missions principales :

Assistanat de direction pour la Directrice Générale en charge des ressources :

• Assurer la gestion d’agenda et l’organisation des rendez-vous et des réunions, en interne, externe et avec le GEIE ;

• Assurer le traitement des sollicitations internes et externes (appels, courriels, etc.) ;

• Planifier les réunions des instances de gouvernance (Conseil de Surveillance, Assemblée Générale, Comité d’Audit etc.)

• Assurer la coordination de la préparation des instances de gouvernance (Conseil de Surveillance, Assemblée Générale, Comité d’Audit etc.) en lien étroit avec la Directrice Générale en charge des ressources, la direction des Affaires Juridiques, la Présidence et les équipes de la Direction de la Gestion et de la Coordination : envoi des dossiers (mails et papiers), suivi des participants et plan de table, mise à jour trimestrielle du tableau de suivi des indicateurs ;

• Réaliser la rédaction de courriers, de comptes rendus et de rapports (ex. mandats, rapport de gestion) ;

• Organiser les déplacements : établir les ordres de mission et de liquidation et gérer les réservations de billets/hôtels,

• Assurer le suivi du budget de la Direction de la gestion et de la coordination.

Assistanat de direction pour la Secrétaire générale

• Assurer l’organisation de rendez-vous et de réunions ;

• Organiser les déplacements : établir les ordres de mission et de liquidation et gérer les réservations de billets/hôtels ;

• Assurer le suivi du budget du Secrétariat général.

Assistanat des autres directeurs du pôle Ressources

• Assurer l’organisation de rendez-vous et de réunions ;

• Organiser les déplacements : établir les ordres de mission et de liquidation et gérer les réservations de billets/hôtels ;

• Assurer le suivi des budgets dédiés.

Missions spécifiques auprès de la Directrice Prospectives et Projets transverses - Coordination RSE

• En lien avec les équipes de la programmation, assurer le suivi de films à diffuser en Afrique pour la mise en place des éventuelles occultations selon les zones non couvertes par les droits de diffusion des films ;

• Mettre à jour le tableau de suivi des occultations de programmes en diffusion en zone Afrique.

Participation au pilotage des processus et projets de la direction, en lien avec la direction financière et la responsable de l’audit interne

 1) Suivi des délégations de signatures :

• Assurer la gestion, le suivi et la mise à jour des délégations de signatures et pouvoirs au sein de l’entreprise afin de garantir la conformité des engagements pris, la sécurisation des processus internes et le respect des règles de gouvernance.

• Assurer la création, la mise à jour et l’archivage des documents de délégation ;

• Planifier et suivre les délégations de signatures temporaires dans le cadre des absences, remplacements ou besoins ponctuels d’organisation ;

• S’assurer de la bonne prise en compte des délégations temporaires dans les différents outils de l’entreprise ;

• Recenser et centraliser les délégations de signatures et pouvoirs existants.

 2) Ces tâches pourraient être complétées (pour la délégation) :

• Maintenir à jour les bases documentaires et les outils de suivi ;

• Veiller au respect des dates de validité et assurer le suivi des renouvellements ;

• Garantir la traçabilité des validations et des documents associés ;

• Participer aux contrôles internes et audits liés à la gouvernance des signatures ;

• Contrôler la conformité des délégations avec les règles internes et les niveaux d’habilitations. Vérifier la cohérence des circuits de validation et des pouvoirs accordés ;

• Identifier les anomalies ou écarts de conformité ;

• Participer à l’amélioration continue des processus de validation et de contrôle.

Ce poste s’adresse à un profil agile, exigeant, engagé et rigoureux, capable d’évoluer dans un environnement fortement collaboratif :

• Expérience confirmée dans l’assistanat de direction (au moins 5 années sur un poste équivalent)

• Esprit d’initiative et d’équipe

• Qualités rédactionnelles et relationnelles

• Capacité d’organisation et de priorisation

• Autonomie, réactivité et curiosité